1) Daca esti ONG
Implicarea eficienta a voluntarilor in activitatea organizatiei necesita un proces planificat si organizat similar in mare oricarui alt proiect desfasurat de organizatie. Acest demers sistematic in lucrul cu voluntarii necesita un manager coordonator care sa fie capabil sa gaseasca oameni dornici sa ajute fara a fi remunerati si, dupa o selectie preliminara, sa ii plaseze in functie de nevoile organizatiei.
Sarcina coordonatorului de voluntari este sa suplimenteze serviciile oferite de angajatii organizatiei catre comunitate (prin identificarea unor ajutoare voluntare) si sa ofere un plus de valoare acestor servicii, conferindu-le o dimensiune umana mai consistenta. De asemenea, ofera posibilitatea comunitatii de a se implica in misiunea organizatiei si de a contribui la realizarea acesteia.
Coordonatorul de voluntari este persoana care planifica, organizeaza si coordoneaza toate activitatile desfasurate de voluntari si anume recrutarea, instruirea, supervizarea si evaluarea acestora. Coordonatorul este atat mentorul, prietenul si "avocatul" voluntarilor, cat si interfata, persoana de legatura a angajatilor cu voluntarii si cel responsabil in fata organizatiei de bunul mers si eficienta programelor de voluntariat.
Sarcinile de baza ale coordonatorului de voluntari (preluate dupa Ellis, 1996):
- administrarea si planificarea programului de voluntariat
- recrutarea voluntarilor
- intervievarea si evaluarea initiala a potentialilor voluntarilor
- orientarea si instruirea voluntarilor
- supervizarea acestora
- motivarea si recompensare/recunoasterea meritelor voluntarilor
- evaluarea programului de voluntariat
- gestionarea si raportarea rezultatelor
- alte responsabilitati: instruirea angajatilor organizatiei privind lucrul cu voluntarii, comunicarea actiunii de voluntariat
Rolul coordonatorului de voluntari este sa plaseze voluntarul la locul potrivit in cadrul organizatiei. De fapt, rolul sau este dublu: acela de a se asigura ca nevoile si motivele pentru care voluntarul a optat sunt satisfacute; dar si acela de a se asigura ca nevoile sunt la randul lor satisfacute prin lucrul cu respectivii voluntari.
Organizarea activitatilor de voluntariat (realizate de organizatie, companie sau un simplu voluntar cu initiativa) presupune in linii mari lucruri similare (definire idee, identificare nevoi, pozitii de voluntari, gasit voluntari, distribuit sarcini, procurat materiale de care este nevoie, implementat si evaluat actiunea) la care se adauga elementele specifice entitatii care organizeaza activitatea.
2) Daca esti companie cu un program de CSR bine pus la punct / Daca esti persoana fizica si ai experienta de voluntar
N-ai organizat niciodata o actiune de voluntariat, dar vrei sa incerci? Ai organizat diverse actiuni mai mari sau mai mici, dar ai remarcat ca altii se pricep mai bine. Oare ce stiu ei in plus si tu nu ai aflat inca?
1. In primul rand, trebuie sa ai un proiect care are componenta de voluntariat
2. Managementul companiei trebuie sa fi agreat implicarea angajatilor in actiuni de voluntariat in timpul programului de lucru
3. Stabileste numarul de voluntari pentru activitati
4. Ce tipuri de activitati vor face in cadrul voluntariatului?
5. Unde si cat se desfasoara?
6. Ce i se asigura voluntarului?
7. Care sunt obligatiile organizatorului si ale voluntarului?
8. Obtine mereu feedback de la voluntari dupa ce se finalizeaza proiectul, pentru a urmari ce a mers bine si ce poate fi imbunatatit.