Dacă îți propui să înscrii un proiect ca persoană fizică, este nevoie să închei un acord cu o organizație neguvernamentală (asociație, fundație sau federație) sau cu o unitate/instituție publică sau de învățământ (școală, liceu vocațional etc.), care va juca rol de organizație/instituție gazdă.
Organizația/instituția gazdă trebuie să fie relevantă pentru ideea de proiect pe care o propui, respectiv să-și desfășoare activitatea în domeniul corespunzător proiectului înscris în program, conform actului constitutiv și statutului, precum și hotărârii judecătorești de acordare a personalități juridice și înregistrărilor din Registrul Asociațiilor și Fundațiilor ori actului de reglementare a activității acestora, după caz.
Conform Regulamentului acestui program, acordul de găzduire a proiectului va fi obligatoriu încheiat în formă scrisă (purtând ștampila și semnătura reprezentantului legal al organizației/ instituției gazdă) și va conține înțelegerea părților (participant persoană fizică și organizație/ instituție gazdă) cu privire la colaborarea acestora în legătură cu proiectul și programul. Respectivul acord va fi transmis către OMV Petrom inițial în formă scanată la înscrierea în program, iar ulterior va fi prezentat în original, în maxim o (1) zi lucrătoare de la cererea scrisă a OMV Petrom.
Înscrierea în program a proiectelor de către participanții persoane fizice se face în beneficiul organizației/instituției gazdă, implementarea proiectului declarat câștigător urmând a se realiza de către organizația/ instituția gazdă a participantului persoană fizică ce a propus proiectul desemnat câștigător. Prin acordul de găzduire a proiectului, respectiva organizație/ instituție își exprimă acordul, disponibilitatea și competența de a gestiona finanțarea primită, conform regulilor solicitate de finanțator. Prin înscrierea în program, în baza acordului de găzduire, participantul garantează OMV Petrom că organizația/instituția gazdă cunoaște în întregime conținutul Regulamentului, pe care se obligă să îl respecte în integralitate.
Dacă proiectul este câștigător, OMV Petrom va încheia contractul de sponsorizare cu organizația/instituția gazdă, în baza semnăturii reprezentantului său legal.
Organizația/instituția gazdă va deține, în consecință, răspunderea contractuală în raport cu OMV Petrom, cu obligațiile ce decurg din această calitate: justificarea cheltuielilor, rapoarte de activitate și financiare etc.
De asemenea, organizația/instituția gazdă va avea responsabilitatea de a implementa proiectul alături de participant, asigurându-se de bunul mers al activităților și asigurând tot sprijinul necesar inițiatorului.
Ca participant persoană fizică (inițiator al proiectului propus), vei avea rolul de coordonator al activităților de implementare, dar responsabilitățile sunt împărțite între inițiator și organizația/instituția
Ca titular al contractului de sponsorizare, reprezentantul legal trebuie să se asigure că organizația/instituția gazdă în numele căreia este semnat contractul este o persoană juridică dintre cele eligibile pentru a beneficia de sponsorizare în condițiile legii române și în calitate de organizație/instituție gazdă. Astfel, în cazul în care instituția de învățământ care își dă acordul să găzduiască proiectul propus de tine nu are personalitate juridică, veți încheia un acord tripartit, inclusiv cu structura coordonatoare de care aparține instituția gazdă.